Yönetici Asistanlığı Ara 2. Deneme Sınavı

Grafikler, sayısal bilgilerin sunumunda kullanılır. Bir grafik görsel formda, okuyucunun incelemesini, anlamasını ve hatırlamasını kolaylaştıran sayısal veriler sunar. Kısacası tabloların daha kolay anlaşılmasını sağlamak amacıyla bilgiler grafik şeklinde sunulur.

Bölüm ya da Kat Sekreteri

Büyük bir kurum ya da işletmenin (şirketin) herhangi bir bölümünde çalışan sekreterdir. Bölümdeki birkaç yöneticiye birden hizmet verir. Bölüme gelen telefonları cevaplandırır, bölüm çalışanlarına gelen mesajları iletir, yazıları yazar ve bölümler arası haberleşmede sorumluluk üstlenir. Bölümün dosyalama ve çoğaltma işlerini yürütür; kırtasiye ihtiyaçlarını temin eder. Çalıştığı bölümün faaliyet konusunda uzmanlaşır. Örneğin, personel bölümünün sekreteri, özlük işleri ile ilgili çok konuyu öğrenmiştir. Doğru cevap C'dir.

Takım oluşma süreci  Tanışma, Çatışma, Alışma ve Çalışma aşamalarından oluşur. Bağlanma aşaması bulunmaz. Doğru cevap C'dir. 

Yöneticinin değiştirmek istediği herhangi bir şey için, düşüncelerinizi sorana kadar, yorum yapmaktan kaçınmalısınız. Doğru cevap A şıkkıdır. 

Risk almayı engelleyen faktörlerden biri hata yapma korkusudur. Oysa herkes hata yapabilir. Bazı hatalar da yararlı hale gelir çünkü bir şeyler öğretir (Her düşüş bir öğreniş olmalıdır). Deneyimleriniz bir daha tehlikeli bir duruma düşmenizi engellemeye yardımcı olur, kendinizi rahat hissetmenizi sağlar. Deneyimler, yaptığınız hatalar üzerine tekrar düşünmenize ve yanlışlarınız gözden geçirmenize yardım eder. Risk aldığınızda aksilikler olabileceğinin bilincinde olmak ve bunun gelişimin bir parçası olduğunu fark etmek önemlidir.

Grup dışı iletişim, başarısız takım özelliklerindendir. Üyeler grup içi toplantılarda bilgileri almakta isteksizse, bu takım içinde sorun olduğunun işaretidir. Bunları başkalarıyla kapalı kapılar ardında konuşarak/tartışarak gösterirler. Olumsuzlukları grup dışından kişilere aktarıp, onların desteklerini veya fikirlerini almaya çalışırlar.
Doğru cevap A'dır.

Kötümserler her olayın ardında başka bir neden arayıp diğerlerine saldırmakla zaman harcarlar. Örneğin, siz terfi edip şef olduğunuzda, keşke şefliği kabul etmeseydin. Müdür olmanı engellemek için şeflik kadrosuyla gözünü boyadılar diyebilir. Ya da “hiç kimsenin almak istemediği sorumlulukları sana vermek için terfi ile gözünü boyadılar” diyebilirler. Doğru cevap D'dir.

Yerinde olmama

Yöneticinin Amaçlarını Bilmek
Bazı yöneticiler yoğun ve net iletişim kurar, bazıları sessiz ve içine kapanıktır, bazıları yalnızca mesai
saatleri içinde iş konuşur, bazıları her zaman; yemekte, arabada, evde hep iş düşünür, iş konuşur. Bazıları
kendi başına karar verir, kimi de astlarının tekliflerini bekler, kimi hiç karar vermez, bazıları mevcut
durumu koruma yanlısı, bazıları da yeniliklere açıktır. Bu örneklerin tümü yöneticilerin yönetim tarzlarını
göstermektedir. Sizin yöneticinizin tarzı nasıl? Önce onun tarzını, hangi kişiliğe sahip olduğunu iyi
bilmek ve ona göre hareket etmek zorundasınız. Yöneticinizin, kuruluştaki yeri ne? Ne gibi güçlü ve zayıf
yönleri var? İşini nasıl programlar? Size ve diğer çalışanlara sorumluluğu nasıl dağıtır? Övgü ve
eleştirileri nasıl karşılar? Diğer çalışanların öneri ve tercihlerine ne kadar değer verir? Duygularını nasıl
kontrol eder? İyi performans olarak neleri kabul eder?

Kendi kendini yöneten (otonom) takımlar genellikle toplam kalite yönetimi ve kalite kontrol çemberlerinin olgunlaşmış ve kurumsallaşmış bir boyutunu oluştururlar. Doğru cevap B şıkkıdır.

Raportör sekreter yönetim konusunda yeterli bilgiye sahip olmalı, protokol kurallarını ve sekreterin toplantılardaki görevlerini bilmelidir. Toplantılara rapor yazıcı olarak katıldıklarından yazışma kurallarını iyi bilmeli ve Türk diline hâkim olmalıdırlar. Örgütün en gizli belgeleri onlar tarafından hazırlanır ve dosyalanır. Yönetim kurulu sekreteri; başkanın konuşma, basına açıklama metinlerini yazabilmelidir.

Maliyet muhasebesi, hesap planı, aşınma payı, indirim gibi konuları içeren bilgilere sahip olmak Muhasebe ve Finans Sekreterinin sahip olması gereken bir özelliktir.

Türkiye’de ilk stenografi, Avram Benaroya tarafından ve Duploye sisteminden esinlenerek hazırlanmış ve 1928 yılında uygulanmaya başlamıştır. Bu sistem, daha sonra kurulan bir komisyon tarafından geliştirilmiş ve 1943 yılında stenografi adıyla yayınlanmıştır. Bugünkü anlamıyla sekreter ise ilk kez Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü ile Karayolları Genel Müdürlüğü’nde 1953 yılında çalıştırılmaya başlanmış bulunmaktadır. 1956–1959 yıllarında yeni bir steno sistemi kurulmuştur. Her yıl bir önceki yılın uygulamaları gözden geçirilmiş ve 1959 yılındaki son komisyon; tarafından sisteme son şekli verilmiştir. Son olarak, 1980’de Gregg sisteminden esinlenen Muzaffer Okutkan, yeni bir sistem oluşturmuştur. Kısacası Türkiye’de sekreterlik mesleği dünyadaki gelişimini izleyerek bugünkü halini almıştır. Doğru cevap A'dır.

Takım iki kişiden de oluşabilir, “ordu” gibi kalabalık takımları düşündüğümüzde binlerce kişiden de.