İş Ortamında Protokol Ve Davranış Kuralları Final 13. Deneme Sınavı

Yanıt Açıklaması:

CIP; Topluma mal olmuş sanatçılar, yazarlar, iş adamları ve kamu kurumu niteliğindeki hizmet
kuruluşlarının yöneticilerine kullandırılan ve ziyaretçilerin ağırlandıkları özel mekândır. Doğru cevap B'dir.

Yanıt Açıklaması:

Büyük Şeref Salonu; Türk ve yabancı Devlet büyüklerinin karşılıklı ziyaretlerinde karşılama ve uğurlama sırasında kullanılan bir mekândır. Devlet büyüklerinin ziyaret ve görüşmelerle ilgili basına ve kamuoyuna açıklama yapmak için kullandıkları salondur. Doğru cevap A'dır.

Yanıt Açıklaması:

Kurum/kuruluşların etkinlik temeline dayalı olarak gerçekleştirdikleri toplantı türleri aşağıda açıklanmaktadır:

Panel: Belirli bir konuda ve o konuda uzman olan bir panel yöneticisinin başkanlığında, belirli sayıda panelistin konuyu belli zaman sınırında tartıştıkları ve görüşlerini aktardıkları toplantı türüdür.

Yanıt Açıklaması:

Resmi toplantılarda;

Katılımcı sayısının 8-10 kişi olduğu ve eşit statüdeki kişiler arasında bilgi  alışverişinde bulunulacak toplantılarda yuvarlak masa düzeni,

4-5 kişilik kısa sonuç alınacak bir toplantı gerçekleştirilecekse kare masa düzeni,

Bir otorite başkanlığında 5-8 kişi ile gerçekleştirilecek toplantı için dikdörtgen masa düzeni,

Otorite başkanlığında ancak bilgi vermeye yönelik, yönetimi ve iletişimi kolaylaştıran bir etkisi olan ve 10-15 kişinin katılımında yapılacak toplantı için U veya T masa düzeni 

Kalabalık toplantılar için ise “sınıf” veya “tiyatro” düzeni kullanılması daha uygundur.

Doğru cevap A şıkkıdır.

Yanıt Açıklaması:

(U) Düzeni; çoğu kez başvurulan ve uygulanan tek başkanlı toplantı düzenidir. Toplantıda etkinliği sağlama, yönetimi ve iletişimi kolaylaştırma açısından avantajları bulunmaktadır. Doğru cevap E'dir.

Yanıt Açıklaması: Kurum/kuruluşların gerçekleştirdikleri etkinlikler hem sosyal hem de resmi bir nitelik taşıdığından, kurum/kuruluşlar tarafından gerçekleştirilen etkinlikler kurumların özelliklerine ve pekçok değişkene göre farklılık gösterebilir. Etkinlikler açılış, toplantı, tören v.b hangi türden oluşursa oluşsun, etkinliklerde oturma düzeninden konuşma önceliğine ve hitap şekline kadar görgü ve protokol kurallarına uyulması gerekmektedir.

Yanıt Açıklaması: (U) Düzeni. Çoğu kez başvurulan ve uygulanan tek başkanlı toplantı düzenidir. Toplantıda etkinliği sağlama, yönetimi ve iletişimi kolaylaştırma açısından avantajları bulunmaktadır. (L) veya (V) Düzeni. Etkili bir toplantı düzeni değildir. Eşbaşkanlı toplantılar için uygulanabilir. (V) düzeni, iki taraflı imza törenleri için uygundur.

Yanıt Açıklaması: Servis önce onur konuğuna veya varsa kadınlara, sonra kıdeme, unvana ve/veya rütbeye göre erkeklere en son evsahibine yapılır. Zira kabul edilen konuk ast, genç, erkek, müşteri, personel de olsa daima önemlidir ve evsahibinden önce gelir.

Yanıt Açıklaması: Onur konuğunun araçla karşılanıp uğurlanmalarında, erkekler aracın sağ tarafından sıra ile selam verirken, kadınlar da sol tarafında onur konuğu kadını karşılar ve uğurlarlar. Gerek araç, gerekse uçakla yapılan karşılama ve uğurlamalarda araç içindeki onur konuğu aracın camını hafif aralayarak, dizilenlere selam vermesi nazik bir davranıştır.

Yanıt Açıklaması: Resmi, özel ya da sosyal amaçla yöneticiyi görmeye veya görüşmeye gelen kişidir ve her zaman astlar üstlerinin ziyaretçisi konumundadır.

Yanıt Açıklaması: Astlara emir ve direktifler daima makamda verilmeli; astların makamına/bürosuna denetim veya ziyaret için gidildiğinde kesinlikle kendilerine ve işlerine müdahale edilmemeli ve emir verilmemelidir. Astların biriminde daima dinleyici ve gözleyici kalınmalı, teşekkür etmeli, ancak sorunlar varsa bizzat makamda görüşülmeli ve gerekli emir ve direktifler makamda verilmelidir.

Yanıt Açıklaması:

Bir yöneticinin makamına kendi üstleri veya yaş, kıdem, protokol yönünden kendinden önde olan akranları (eşitleri) veya önemli zevat ya da önem verdiği kişiler geldiği zaman, kendisi makam koltuğunda oturmamalı, konuk koltuğunda oturmalıdır.

Yanıt Açıklaması: Resmi Kabul (Resepsiyon). Ulusal gün ve bayram kutlamalarında düzenlenen toplantılardır. Günün herhangi bir saatinde olabilir. Koyu renk elbise koşulu aranır. Resepsiyonlarda, makam sahipleri, onur konukları veya resepsiyonu düzenleyenler, salona giriş hattında durarak misafirleri karşılarlar. Resepsiyon, resmi bir amaçla verilmiş ise kabul hattında resepsiyonu veren kişi ve varsa eşi yer alır. Ev sahipleri ve onur konukları kabul hattında yer alarak konukları birlikte karşılarlar. Resepsiyonlar yaklaşık iki saat sürer, konukların davete en geç davetin başlama saatinden 20 dakika sonra varmaları ve bitiş saatinden 15-20 dakika önce ayrılmaları beklenir (Aytürk, 2008: 150). Konuklar salonuna girerken, genelde önde erkek arkada kadın olmak üzere girmelidirler.

Yanıt Açıklaması: Törenlerde konuşma sırası daima asttan üst’e doğrudur. Ancak ilk konuşmayı davet sahibi olan kurum amiri, son konuşmayı onur konuğu yapar. Açılış konuşması, program sunucusunun daveti üzerine evsahibi yönetici tarafından yapılır. (Kurumiçi törenlerde açılış konuşması ilgili birim amiri tarafından yapılır.)

Yanıt Açıklaması: Bu ifade edilenler doğrultusunda toplantılarda mekân düzenlenmesi konusunda dikkat edilmesi gereken noktalar ise şu şekilde belirtilebilir: • Toplantı yeri seçilirken fiziksel koşullar gözönüne alınmalı; salonun ısısı, havalandırması, aydınlatılması ve ses tesisatı iyi olmalıdır. • Salon, katılımcı sayısına göre seçilmeli ve çok küçük bir salonda katılımcı sayısı fazla olan bir toplantı, çok büyük bir salonda ise katılımcı sayısı az olan bir toplantı düzenlenmemelidir. • Toplantı katılımcılarının isimlikleri masada bulunmalı, ayrıca masada kâğıt, kalem, bloknot ve su gibi ayrıntılar da unutulmamalıdır. • Toplantı salonu büyükse katılımcılara mikrofon sağlanmalı, ayrıca soru sormak ve toplantıya katkıda bulunmak isteyenler için de mikrofon bulundurulmalıdır. • Yabancı katılımcılarla yapılan toplantılarda ise simültane (anında) çeviri sistemi ve çevirmen olmalıdır. • Toplantı salonunda mutlaka çiçek bulunmalıdır (Aytürk, 2009: 110).

Yanıt Açıklaması:

Örgütte, evsahipliğini yöneticinin yaptığı törenleri ve etkinlikleri, resepsiyon, kokteyl ve resmi yemek gibi davetleri; toplantı, seminer ve konferansları bizzat veya ilgili birimlerle ve kişilerle işbirliği yaparak düzenler; bu tür organizasyonlarda yöneticisi adına evsahipliği görevini üstlenir.

Doğru cevap B seçeneğidir.

Yanıt Açıklaması:

Kurum/kuruluşların açılış törenlerinde program sunumu için bir sunucunun bulunması önemlidir.
Açılış törenlerinde sunucu ya da diğer konuşmacılar söze başlarken, törende bulunan resmi kişilere
unvanlarıyla (üsten asta doğru) hitap etmesi gerekir. Örneğin; Anadolu Üniversitesinin yeni öğretim yılı açılış törenine davetli protokol; “Vali”, “Milletvekili”, “Garnizon Komutanı”, “Rektörler”, “Konuklar” ve “Basın Mensupları”ndan oluşuyorsa, sunucu ya da konuşma yapanların hitap şekli ya “Sayın Vali”,“Sayın Milletvekili”, “Sayın Garnizon Komutanı”, “Sayın Rektör”, “Sayın Konuklar” ve “Sayın Basın Mensupları” şeklinde yapılmalı ya da sadece törene onur konuğu olarak davetli olan kişinin unvanı“Sayın Vali ve Sayın Konuklar” gibi söylenerek yapılmalıdır.

Doğru sıralama B şıkkında verilmiştir.

Yanıt Açıklaması:

Kolokyum, sadece akademik düzeyde bilimsel konuların tartışıldığı ve çok sayıda katılımcının bilgi alış-verişinde bulunduğu toplantılardır. Doğru cevap B'dir. 

Yanıt Açıklaması:

İş yaşamı ve sosyal yaşamda görgülü, nazik, zarif ve ölçülü olmanın koşulları ise şöyle sıralanabilir:
• Dengeli olmak: Bireyin davranışlarının farkında olması, aşırı ve ölçüsüz tepkilerden uzak, her durumda kabul edilebilir davranış içinde olmakla olanaklı olabilir.
• Dürüst olmak: Özü-sözü bir olmaktır; sözünü yerine getirmek ve güven vermektir. Kısaca sözünde ve davranışlarında doğruluktan ayrılmayan insan dürüst insandır. Bunların yanında gerçekçi, olmak da gerekir.
• Gerçekçi olmak: Gerçeği içeren ve ona göre davranma anlamındadır. Buradaki gerçekçilik aynı zamanda içtenlikle de ilgilidir. Yapmacık nezaket, görgü değil görgüsüzlük, saygı değil, saygısızlıktır.
• Görgülü olmak: Hem iş yaşamının, hem de özel yaşamın bir gereğidir. Toplumsal ilişkiler bakımından da görgülü olmanın önemi büyüktür. Toplumsal yaşam açısından görgülü olmak, toplumda geçerli olan kurallara, kısaca davranış düzlemine uygun davranmakla olur. Doğru cevap C'dir.

Yanıt Açıklaması:

İş görüşmeleri, resmi ziyaretlere örnektir. Doğru cevap E'dir.